Grote hoeveelheid bestanden en mappen sorteren.

Beste mensen,

Sinds kort ben ik bezig met het overnemen van de administratie en het beheer van een groot aantal appartementen die verhuurd worden. De persoon waar ik het van over neem heeft dit ongeveer 20 jaar zelf gedaan en is nooit heel handig geweest met computers. Helaas wel net handig genoeg om alle administratie digitaal te regelen, met als resultaat dat er nu een enorme hoeveelheid niet gesorteerde data is. Nu is het dus aan mij om daar een structuur in aan te brengen voor mezelf zodat ik weet waar alles staat en er niets verloren gaat.

Mijn 1e vraag is dus als volgt: Zijn er programma's die hierbij kunnen helpen? (mag ook een betaald programma zijn zolang het geen honderden euro's kost)

Ik weet dat er voor (grote) bedrijven programma's bestaan zoals zylab, ftk, ncase, nuix, etc. Deze programma's indexeren ongestructureerde data zodat je bestanden snel kunt vinden door bijvoorbeeld te zoeken naar inhoud. Vraag 2: Zijn hiervoor ook (minder uitgebreide) programma's die beschikbaar zijn voor particulieren? Het liefst heb ik alles gewoon geordend, maar als dat niet zonder extreem veel moeite kan, dan is het wel zo handig als ik wel een goede zoekmachine heb.

De huidige situatie ziet er als volgt uit: Ik heb 1 harde schijf gekopieerd en er is er nog 1 waarvan ik niet weet wat er nog op staat. Wat ik van de 1e schijf af heb gehaald zijn: 140.000 bestanden verdeeld over 13.000 mappen. Hij heeft nooit iets weggegooid uit angst belangrijke documenten kwijt te raken. Sommige dingen zijn wel 10 of 20 keer gebackupped over de jaren, die dubbele mappen en bestanden zijn helemaal gemixt met de rest dus je hebt geen idee of je in een backup zit of niet. ctrl F in verkenner geeft soms wel 30 documenten weer met dezelfde naam, maar je weet niet of het ook daadwerkelijk dubbele bestanden zijn want soms is de inhoud verschillend. Waarschijnlijk zijn dit dat oude of nieuwe versies van hetzelfde bestand, maar de naam is niet veranderd. Waarschijnlijk omdat er een backup gemaakt is waarna in het ene bestand dingen zijn aangepast en er gewoon met ctrl S gesaved is. Ook mappen zijn dubbel, maar de inhoud is elke keer net iets anders. De map OZ-huur is er bijvoorbeeld wel 20x, in elke map zit voor 80% hetzelfde, maar 20% zijn andere documenten of versies van documenten. Tussen de bestanden staan niet alleen word/excel documenten, maar je komt echt alles tegen. Dingen zoals programma's (of delen hiervan), windows bestanden, afbeeldingen, video's, snelkoppelingen (werken natuurlijk niet meer), e-mails, en nog een hele berg bestanden waarvan ik geen idee heb wat het is. Ik denk dat hij meerdere keren zijn volledige pc geprobeerd heeft te backuppen door gewoon de hele schijf te kopiren inclusief OS en programma's en dit vervolgens ergens tussen de rest van de chaos te plakken.
Tot slot heeft hij (waarschijnlijk onbewust ) een soort inception (die droom film) structuur toegepast in zijn mappen. Je klikt op map A met daarin 10 andere mappen, je klikt op 1 van die mappen, daar zitten ook weer een aantal mappen in waarvan je er weer 1 aanklikt. Als je een paar mappen verder bent kom je vaak weer map A tegen met weer diezelfde dingen erin.

Mijn ideaalplaatje zou zijn:
1: Alle dubbele bestanden eruit
2: Alle snelkoppelingen en andere rotzooi eruit
3: Alle dubbele mappen eruit zodat er van elke map 1 overblijft met daarin alle (niet dubbele) bestanden en onderliggende mappen.

Ik hoop dat iemand een oplossing heeft voor me, want het is niet te doen om dit allemaal handmatig te gaan sorteren.

Mijn excuses voor de grote lap tekst, maar het lukte me niet om het uit te leggen in minder woorden. Waarschijnlijk is het alsnog onbegrijpelijk, dus moet je nagaan hoeveel chaos het in werkelijkheid is. Voor de mensen die hier nog niet afgehaakt zijn: Alvast bedankt voor het lezen.

Ik hoop dat ik deze vraag op de goede plaats gepost heb, laat het me anders maar weten, dan verplaats ik hem z.s.m.

Alvast bedankt voor de hulp!

Met vriendelijke groet,

Dave

Kijk een naar: Auslogics Duplicate File Finder
Maar dit soort acties is het altijd de vraag... wanneer is iets dubbel....

Hey droopy, bedankt voor je snelle reactie! Sorry dat ik zo laat pas reageer, druk gehad met andere dingen en was effe vergeten dat ik een vraag gesteld had
Heb net even gekeken naar het programma dat je voorstelde en het lijkt me een erg handige tool. Als het goed werkt gaat het me al een hele hoop tijd besparen. Maar je hebt gelijk, de vraag blijft natuurlijk wat is dubbel en wat niet, als er 1 woordje anders is mag er van mij 1 de prullenbak in, maar dat kan zo'n programma natuurlijk niet herkennen. Ik ga het deze week ergens proberen, laat wel even weten of het een beetje werkt.
Het is in ieder geval een begin, bedankt voor het meedenken!

Je kunt de boel ook laten voor wat het is. Als je iets specifieks nodigs hebt, zoeken wat je kunt vinden, en dat op een logische manier op een nieuwe plek zetten.

Mocht je al gaan sorteren, doe dan eerst eens het laatste jaar (bestandsdatum?). Het lijkt me sowieso niet waarschijnlijk, dat je vaak ouder spul nodig zult hebben.

Je moet idd uitkijken met dubbele files. Mijn zoon heeft een vergelijkbare situatie met zijn muziek, maar die mag ik niet sorteren omdat hij moet luisteren welke files goed zijn en welke niet.
Als er voor bijv. bepaalde formulieren een standaard sjabloon is gebruikt, is het maar de vraag of je in de filegrootte of naam verschillen ziet. Toch kun je wel wat doen. Je kunt op het pad/folder sorteren. Als je dan 'n file controleert en je ziet dat die idd dubbel is, kun je vaak die hele folder wissen. Soms zul je ook files herkennen waar van je zegt, die kunnen zonder meer weg.
Voor mijn buurman heb ik ook e.e.a. in kaart gebracht. Die had ook back-up op back-up. Een paar back-ups heb ik verwijderd, maar de rest laat ik hem zelf doen:idea:
Maar een uitzoekwerk is het wel.

Graag gedaan, mocht je "rotzooi" willen verwijderen, zoals links, deze hebben extensie .lnk Met een dosbox (cmd) of powershell kun je deze snel verwijderen.( Met powershell kun je echt alles, maar wel voorzichtig zijn. Want he kunt er echt alles mee)

Weballey: Bedankt voor de tip! Tot nu toe dacht ik dat het nog wel te doen was, maar ik begin toch steeds meer naar die oplossing te neigen. Ik denk dat ik gewoon het hele pakket kopieer en 1 kopie op een losse harde schijf zet en daar niet meer aan kom. Dan kan ik in die andere gaan rommelen met programma's enzo zonder risico. Als ik er dan achter kom dat er iets mist heb ik altijd nog de volledige versie. Het enige probleem met zoeken is: ik weet vaak niet of de informatie die ik zoek er berhaupt bij zit. Maarja het is niet andere heh

Veng: Ook bedankt voor het meedenken! Dubbele files eruit vissen is inderdaad een rot klus. Het is inderdaad een goed idee om om op folder te sorteren, daar had ik nog niet aan gedacht. Het kan alleen wel zo zijn dat er verschillende versies van documenten enzo in dubbele map zitten (backup maken, aanpassen zonder naam veranderen, en later weer een backup). Maar als ik gewoon 2 kopien houd kan er niets echt wegraken. Laat het even horen als je gaat verhuizen, dan kijk ik even of het huis naast me leeg staat, scheelt mij weer een hoop uitzoekwerk haha

Droopyb: Goede tips, maar gaat net iets te ver voor mij denk ik. In de tijd die ik ervoor nodig heb om dat soort programma's onder de knie te krijgen kan ik waarschijnlijk 10 van dit soort hoeveelheden ordenen. Het lijkt me opzich wel leuk om met b.v. powershell te kunnen werken, maar met mijn perfectionisme en tijd, of eigenlijk gebrek aan tijd, is het denk ik niet zo handig om daar nu mee te beginnen. Als je zegt: "powershell is niet zo moeilijk, je hebt het binnen een paar uur door" dan wil ik het wel proberen, maar ik ga er nu nog van uit dat het te veel werk is. Ik ga in ieder geval wel de duplicate file finder proberen die je had aangeraden.

Iedereen nogmaals bedankt! Ik denk dat ik er nu wel doorheen kom, maar andere tips zijn natuurlijk altijd welkom.

Groeten,

Dave